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會計做賬記賬憑證和摘要編寫常見問題分析

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  一、記賬憑證錯誤的更正
  根據《會計工作基礎規范》的要求,對記賬后發現記賬憑證錯誤的,具體更正方法有以下3種。
  (一)對于科目錯誤而金額并未錯的記賬憑證,首先用紅字填寫一張記賬憑證,用于沖銷原來錯誤記賬憑證,其摘要為“注銷××年×月×日×號憑證”,其次再用藍字編寫一張正確的記賬憑證,其摘要為“訂正××年×月×日×號憑證”。
  (二)金額錯誤而會計科目及借、貸方向未錯的記賬憑證,則可分為兩種情況:對于實計金額小于應計金額的記賬憑證,按照其差額用藍字填寫一張記賬憑證,摘要為“補充××年×月×日×號憑證少記金額”;對于實計金額大于應計金額的記賬憑證則根據其差額用紅字填制一張記賬憑證,摘要為“沖銷××年×月×日×號憑證多計金額”。
  (三)對于以前年度的記賬憑證錯誤,主要指科目或金額方面的錯誤,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證,摘要為“更正××年×月×日×號憑證”。例如,發現一張2013年12月28日第168號付款憑證標明管理費用金額應是3600元,記賬時誤記為6300元,則用紅字編制一張記賬憑證,其摘要應為“更正2013年12月28日168號付款憑證多計金額”。
  在對錯誤的記賬憑證進行更正時需注意兩點:
  1.是如果更正本年度的錯誤,摘要可直接編寫為“×月×日×號憑證”,如果更正以前年度錯誤的憑證,編寫摘要時務必在“×月×日”前加上“××年”字樣。
  2.是在注銷、更正或調整某張錯誤記賬憑證的同時,應在被更正的記賬憑證下方手工注明“該憑證已在×月×日×號憑證更正”的字樣,表示該憑證已被更正完畢,借以避免重復更正。
  二、 典型業務的會計摘要編制
  (一)差旅費業務:應編寫為“某某預借差旅費”、“某某報銷往返××(目的地)差旅費”。
  (二)購買辦公用品業務:可根據購買的辦公用品數量和價值應分別編制“某某購辦公用品一批”、“某某購一張辦公桌”或“某某購辦公桌等辦公用品”等3個不同的摘要。
  (三)收付款項業務:“某某付××公司材料款等”、“某某收××單位產品款等”。
  (四)生產經營過程業務:從××銀行取得借款,預提借款利息,計算應付利息,還××銀行借款,提現備用,提現備發工資,××產品、商品驗收入庫,××原材料等驗收入庫,原材料收入匯總憑證,原材料發出匯總憑證,支付××款項,支付××費用,歸還某某單位××款,預付某單位××款,收××公司預付款,上繳××費用,上繳某月份稅金(企業所得稅、營業稅、增值稅、城建稅、資源稅、消費稅等),代扣某某個人所得稅,計提某月五險一金,計提某月職工福利費(職工教育經費、工會經費),繳納五險一金,交納工會經費,銷售或賒銷某產品(或原材料)收入,送存現金,收到××公司商業匯票,開出商業匯票還款或購料,收到某某單位××款,分配制造費用,結轉已銷產品的實際成本,計提某月折舊費,攤銷某月無形資產,計提(沖銷、調整)壞賬準備,結轉收益類賬戶余額,結轉費用支出類賬戶余額,計提法定盈余公積,分配利潤等。
  三、 復雜經濟業務的會計摘要編寫
  復雜的經濟業務一般涉及的會計科目較多,大都是復合的會計分錄,具體表現為一借多貸、一貸多借,甚至多借多貸。
  對于復合的會計分錄,原則上要求每一項經濟業務均應準確地對應一個摘要,而不能籠統使用同一個摘要。比如:甲企業趙某借5000元去濟南參加展銷會,回來報賬時顯示,差旅費開支1800元,展位費1200元,采購A材料1700元,退回余款300元。
  正確的記賬憑證在摘要欄里應按照每項經濟業務對應的會計分錄分別填寫:“趙某報濟南差旅費”、“趙某報展位費”、“趙某購材料款”和“趙某還借款”。
  則正確的會計分錄為:
  借:管理費用———差旅費 1800
  銷售費用———展位費 1200
  材料采購(或原材料)———A材料1700庫存現金300貸:其他應收款———趙某5000
  如果把記賬憑證的摘要籠統地寫為“趙某報差旅費”,一般情況下,對應的會計分錄就是錯誤的,例如:
  借:管理費用———差旅費 4700
  庫存現金300
  貸:其他應收款———趙某5000
  顯然上述會計分錄是有問題的,因為它沒有正確反映經濟業務發生的真實情況。如果按照正確的會計分錄記賬,那么在會計賬簿中的“銷售費用”和“材料采購(或原材料)”明細賬對應著的則是“趙某報差旅費”的摘要。用賬或查賬人員就會自然而然地產生疑問:既然是報銷差旅費,怎么記入到“銷售費用”、“材料采購(原材料)”賬戶,是否記錯了?所以,籠統的摘要既不規范又會給以后的復核、記賬、查賬等一系列會計工作帶來不便。
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